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¿Por qué es necesario un plan de proyecto?
by IAPO at 4:13PM Wednesday 03 October 2012 (News)
A menudo una misión urgente, una agenda apretada y múltiples  actividades  ya en marcha, hacen que los planes de proyecto se hagan en el último momento, cuando de haberlos hecho de antemano seguramente hubiese conseguido mejores resultados. Incluso los proyectos pequeños  se beneficiaran de una planificación minuciosa que incluya la identificación de metas a alcanzar a lo largo del camino, lo que aseguraría  que si surgiese una dificultad en el camino se dispondría de un plan para identificar la solución adecuada.

Un proyecto se emprende para lograr un objetivo específico que apoye la misión de la organización.  Para lograr este objetivo hay una serie de rutas que se pueden tomar. El  plan de  proyecto es como un mapa, permite tener una ruta clara en lugar de caminar en círculos para llegar a un destino. El plan ofrece una ruta clara para alcanzar un objetivo  indicando los pasos necesarios  que se deben de tomar a lo largo del recorrido, lo que permite saber que se va en la dirección correcta (estos son lo que se llaman puntos de referencia o control).  Además  seguir un plan significa que todo el equipo y actores involucrados van en la misma dirección y que tomaran y apoyaran  los pasos planificados para conseguir los objetivos juntos, a tiempo y dentro del presupuesto. Un buen plan cubre todos los aspectos del proyecto, ofreciendo a todas las personas  involucradas un entendimiento común del trabajo que hay por delante para que de esta manera puedan planificar y organizar su propio trabajo en consideración.

Un buen plan de proyecto ayuda a asegurar que los objetivos se alcancen, que  los riesgos se identifiquen y se gestionen  adecuadamente, que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, que los indicadores de calidad sean claros y que los niveles de toma de decisiones para cada miembro del equipo del proyecto se entiendan.

La planificación eficaz identifica:

• Objetivos alcanzables
• Los recursos necesarios para alcanzar los objetivos en un plazo determinado
• Actividades necesarias que contribuyan a la calidad del proyecto tales como, la creación de plantillas y procesos, capacitación o informes mensuales de progreso
• Los problemas y riesgos asociados con tratar de lograr los objetivos y mantenerse dentro del presupuesto

Otras ventajas son; evitar decisiones improvisadas y confusas, ayudar al equipo a prevenir,  proporcionar  una guía para medir el progreso del proyecto y obtener una comunicación clara con el equipo en la asignación de responsabilidades y de cómo el progreso será monitoreado y controlado. No tener estos planes en marcha puede causar frustración, pérdidas, duplicación y  la reformulación  del  trabajo.

Para poner esto en práctica vamos a ver un ejemplo de una situación en la que no había un plan de proyecto en marcha.

Se está organizando una conferencia para 50 personas. El objetivo del evento es reunir a sus miembros para discutir y explorar algunos de los  desarrollos recientes en la participación de los pacientes en la formulación de políticas sobre el tratamiento y prevención de las enfermedades crónicas y poner de relieve la evidencia de la participación del paciente.

Dispones de un equipo de tres personas, incluido usted como Director de Proyecto, y ningún plan de proyecto en marcha. Ha compartido algunos detalles de la conferencia con su equipo y todos piensan que entienden sus roles.

Es el decimo día del proyecto y usted está fuera de la oficina cuando el equipo recibe una llamada del local donde se celebrará la conferencia que usted puso en reserva la semana pasada. El local ha tenido una petición  de otro cliente y necesita saber antes de una hora si usted lo va a alquilar. El equipo tratará de ponerse en contacto con usted pero usted está en una reunión no disponible. Miran a sus notas de la conferencia  y no están seguros si se supone que deben tomar esta decisión. Intentan buscar más información pero no hay un archivo del proyecto. Entonces  ven una nota en su escritorio que dice  “confirmar local hoy”. Un miembro del equipo que ha organizado numerosas conferencias supone que deben confirmar ellos el local de la celebración. Llaman de nuevo al local para pedir el contrato, el cual firman y devuelven  rápidamente. Usted vuelve a la oficina más tarde  con la noticia de que acaba de confirmar un gran local para la conferencia. Mientras usted estaba visitando otro local el que se supone era de reserva ha sido confirmado por su equipo de proyecto. No sabían  que se trataba de un local de reserva, ni que había un lugar alternativo, ni cuál era su nivel de toma de decisiones ni el presupuesto. Ahora usted esta por encima del presupuesto con dos locales de conferencias reservados en el mismo día y un equipo muy confundido y frustrado. ¿Qué hará usted ahora? Sin un plan de proyecto no hay ninguna línea de acción preparada para este tipo de situación por lo que  usted se pasa días intentando llegar a una solución y crear un plan. 

Es el decimo día del proyecto y usted está fuera de la oficina cuando el equipo recibe una llamada del local donde se celebrará la conferencia que usted reservo la semana pasada. El lugar ha tenido una petición  de otro cliente y necesita saber antes de una hora si usted va a alquilar el local. Un miembro del equipo mira el plan del proyecto y puede ver que  usted, como director de proyecto, esta a cargo de  la confirmación del local lo que significa que sólo usted puede tomar esta decisión  y que la fecha límite para confirmar el local es en tres días. El miembro del equipo informa a la persona que llamo que el director de proyecto se pondrá en contacto con ella con una decisión. En las notas sobre el progreso del proyecto, junto al objetivo "confirmar  local", el miembro del equipo ve que usted está visitando locales y que el local en cuestión no es muy adecuado por lo que se ha quedado como reserva. El miembro del equipo le  llama y deja un mensaje diciendo que el  local de reserva necesita la confirmación en una hora y acto seguido lo escribe en el informe de progreso del proyecto. Los miembros del equipo revisan el presupuesto y pueden ver que el local en cuestión está por encima del presupuesto y por lo tanto es poco probable que sea la preferencia, aunque en cualquier caso, saben que ellos no pueden tomar esa decisión. Usted vuelve a la oficina más tarde ese día con la noticia de que acaba de confirmar un gran local para la conferencia,  da las gracias al  miembro del equipo por dejarte el mensaje y le hace saber que usted ha llamado al local de reserva para hacer la cancelación. Con el local ya confirmado y anotado en el informe de progreso del proyecto y usted ya puede seguir con la siguiente actividad planeada.

Estas situaciones ponen de relieve cómo los planes de proyecto permiten al equipo  tener claro lo que deben hacer, cuándo deben hacerlo y qué hacer si surge un problema, lo que mantiene el proyecto en marcha y ahorra tiempo.

Lista de control para la planificación de un proyecto:

• Identificar los objetivos del proyecto
• Identificar los resultados que se producirán si se logran esos objetivos
• Describir las actividades necesarias para producir los resultados requeridos
• Decidir cuando se deben hacer las actividades  y por quién
• Estimar la cantidad de esfuerzo que cada actividad consume - ¿cuántas personas deben participar?
• Estimación de la duración de las actividades se llevarán a cabo
• Acordar cuáles son las actividades de control de calidad a adoptar y que recursos se necesitan, como por ejemplo, informes de progreso, reuniones
• Elaborar un calendario basado en  las actividades
• Elaborar un presupuesto
• Evaluar los posibles riesgos que pueden aparecer  en el plan - ¿cuáles son y cómo se pueden prevenir?
• Identificar los puntos de control de gestión necesarios como por ejemplo , cuando necesita el director de proyecto comprobar el progreso, considerar los plazos para cada etapa del proyecto
• Llegar a un acuerdo sobre los niveles de toma de decisiones, como por ejemplo, ¿quien tiene la última palabra en cada actividad?, ¿cuál es el nivel de toma de decisiones para cada miembro del equipo? o cuándo un asunto  debe ser llevado a otro nivel.

Para más información u orientación sobre la planificación de un proyecto visite el  toolkit de  IAPO o contacte a Caroline Staffell,  administradora de membresías de IAPO, en la dirección de email: caroline@patientsorganizations.org.

Para más información sobre planificación de proyectos visite: 

http://www.patientsorganizations.org/iapo_media/Toolkits/current/iapo_toolkit.html
http://knowhownonprofit.org/people/your-development/professional/projectman/projectman

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